Секретар керівника (організації, підприємства, установи)
Кажуть, що театр починається з гардеробу. А ось фірма, установа починається із секретаря.
Саме секретар - обличчя фірми, права рука керівника підприємства. Він є координуючим центром організації, установи чи підприємства.
Тому сучасні підприємства, організації і заклади неможливо собі уявити без секретаря. Спеціалісти цієї професії активно допомагають керівникам різних рангів якісно і організовано вирішувати поставлені перед ними завдання. Кваліфікований секретар повинен проявити свої ділові, організаторські і комунікативні якості. Постійно спілкуючись з різними відвідувачами, знайомлячись з новою інформацією, він має можливість підвищити свій інтелектуальний та культурний рівень, розширити свою обізнаність та коло інтересів, збільшити свою професійну компетентність. Поєднання розумової праці з організаторськими вміннями роблять цю професію особливо цікавою, її відносять до найбільш перспективних професій нового типу, в яких основою кваліфікації є високий рівень загальної і спеціальної освіти.
Сучасний секретар повинен досконало володіти не тільки офісним обладнанням, але й знати управлінський процес, бути обізнаним з усіма головними питаннями розвитку тієї галузі, в якій діє фірма, організація. Він бере на себе деякі функції щодо прийняття рішень і поступово стає кваліфікованим спеціалістом з адміністрування.
Секретар отримує необхідні для керівника відомості від підрозділів або виконавців, викликає за його дорученням працівників, здійснює роботу щодо підготовки засідань, нарад, які проводить керівник. В його функціональні обов'язки входить підбір необхідних керівнику службових документів, перегляд документів, які адресовані керівнику, та зазначення головних моментів у них, прийняття розпорядчих, довідково-інформаційних та іменних документів до розгляду та підпису керівника. Організує прийом відвідувачів, сприяє оперативності розглядання заяв відвідувачів та пропозицій працівників.
Складність професійної діяльності секретаря полягає і в тому, що йому доводиться виконувати функції, які вимагають прийняття рішень: складання графіка робочого дня керівника і контроль за його виконанням, робота з кореспонденцією, підготовка листів.
Виходячи із складності професійної діяльності, секретар повинен знати:
основи державного, адміністративного та трудового законодавства;
основи діловодства,
структуру та характер діяльності організації;
посадові обов'язки співробітників;
систему організації управлінської праці;
послідовність роботи з різними видами службової документації та контролю за їх виконанням;
правила організації прийому відвідувачів і застосування засобів комунікації управлінської праці;
основи професійної етики;
методи ведення переговорів та укладання контрактів;
психологію ділових взаємовідносин;
ділову лексику української мови.
Залежно від профілю установи, організації обов'язки секретаря можуть бути розширені, тому він повинен уміти:
готувати проект порядку денного керівника на наступний день,
щоденне складання списку поточних і незавершених справ,
орієнтувати співробітників установи на порядок денний робочого дня керівника,
підбирати необхідні керівникові матеріали, інформацію, службові документи,
допомагати в роботі з періодичними і спеціальними виданнями,
забезпечити швидкий пошук службової документації.
Крім того, він повинен уміти організовувати ділові поїздки керівника, виділяти головне з усіх письмових та усних повідомлень, бажано володіти стенографією.Працювати з диктофоном, факсом, комп'ютером, модемом, копіювальною технікою.
В обов'язки секретаря може входити обслуговування гостей під час переговорів керівника.
Ритм і режим роботи секретаря визначається робочим планом керівника. Секретар не зможе повною мірою допомагати, не знаючи його планів. Виходячи з цього, стає зрозумілою необхідність інформованості секретаря про генеральні і конкретні завдання, ієрархію цілей, які постають перед керівником у його робочих планах.
Основний предмет праці секретаря - це люди, їх організація і управління, тому ця професія належить до професій типу "людина - людина". Але секретарю доводиться часто працювати з документами, статистикою, різноманітними технічними засобами. Тому певною мірою цю професію можна віднести й до професій типу "людина - знакова система", "людина - техніка".
Спорідненими професіями секретаря є такі професії, як діловод, секретар-стенографістка, адміністратор, офіс-менеджер, менеджер персоналу тощо.
Професійна діяльність секретаря належить до розумової праці значної завантаженості. Великі перевантаження несуть нервова система, зоровий, слуховий і мовний аналізатори. Посаду секретаря в основному обіймають жінки, тому що вони легше справляються з переживаннями, швидше сприймають і опрацьовують інформацію, зосереджують увагу на потрібному матеріалі або об'єкті, мають стереотипне мислення. Жінки більш спостережливі ніж чоловіки. Але це все не виключає можливості займання посади секретаря чоловіком. Режим праці секретаря-референта визначається режимом праці керівника. Тому у нього, в основному, ненормований робочий день. Працює секретар у приміщенні з побутовим мікрокліматом. До несприятливих факторів можна віднести роботу на комп'ютері, напружений режим роботи, постійне чекання викликів керівника, робота з людьми, що потребує постійного нервового напруження.
Секретар повинен мати добрі знання української та російської мов. Бажано володіння іноземними мовами, що дає можливість секретарю успішно просуватися по службі.
Фахово істотним для роботи секретаря є гострий слух. Він повинен безпомилково сприймати і передавати інформацію.
Секретар - це надійний помічник керівника. Важливою психологічною умовою успішної діяльності секретаря є високий рівень розвитку професійно важливих та особистісних якостей, таких як інтерес до професії, дисциплінованість, правдивість, комунікативність, точність рухів, концентрація та переключення уваги, оперативна і довгочасна пам'ять, точність сенсомоторних дій, емоційна стабільність, урівноваженість, підвищене почуття обов'язку і відповідальності. Він повинен про все пам'ятати, все передбачати, вчасно і якісно виконувати всі доручення.
За всіх обставин він повинен зберігати спокій і стриманість, поводитися тактовно, бути доброзичливим, скромним і привітним, вміти оперативно встановлювати контакти. Почуття гумору допоможе йому зняти напруження, владнати конфлікт, допомогти відвідувачам перемогти хвилювання. За потреби секретар повинен проявити наполегливість і твердість характеру, здатність до ризику.
Серед особистих рис характеру йому необхідні працелюбність, самостійність, відповідальність, ініціативність, зацікавленість у роботі і зібраність, високий самоконтроль поведінки. Перевага екстравертованості або інтровертованості не стає протипоказанням при оволодінні спеціальністю секретаря-референта, якщо ці характеристики особистості не поєднуються з нейротизмом.
Робота на комп'ютері вимагає добре розвинених моторних навичок, хорошої координації рухів, швидкості, точності, ритмічності.
Професійно важливими якостями є рівень розвитку переключення, розподілу та стійкості концентрації уваги. Робота з документами, друкування на фоні розмов відвідувачів, їх питань, телефонних дзвінків та ін. вимагає від секретаря-референта вміння зосередитися, сконцентрувати свою увагу на виконанні завдання.
Часто йому доводиться одночасно спостерігати за сигналами з кабінету керівника, за відвідувачами, друкувати і водночас відповідати за телефоном. Він повинен бути охайно одягненим і тактовним.
Різноплановість діяльності секретаря-референта вимагає активного мислення при вирішенні різноманітних завдань. Він повинен логічно і чітко висловлювати свої думки, швидко і правильно розуміти людей, які звертаються до нього особисто або за телефоном, і надати їм потрібну інформацію.
Секретарю-референту потрібна в роботі хороша пам'ять як словесно-логічна (адреси, прізвища, імена по батькові, правила оформлення документів, термінологія, скорочення), так і зорова - пам'ять на обличчя співробітників і відвідувачів.
Якість, темп роботи значною мірою визначаються особливостями нейродинаміки (силою, рухливістю, врівноваженістю нервових процесів). Високий рівень рухливості нервових процесів означає здатність до швидкої
Професійне навчання переробки інформації, постійної зміни видів діяльності за наявності нових ситуацій, готовність та бажання взаємодії з новими предметами, явищами. Сильна нервова система дозволяє витримувати великі, тривалі робочі навантаження без зміни якісних показників. Хороший розвиток всього комплексу вказаних якостей є необхідною умовою ефективної діяльності секретаря-референта. Підготовка кадрів, які здатні успішно виконувати багатогранні обов'язки секретаря-референта, проводиться в професійно-технічних та вищих навчальних закладах, що мають відповідні ліцензії. Під час навчання вони отримують знання із стенографії, організації діловодства, методики його вдосконалення. Система професійно-технічної підготовки надає достатню, всебічну підготовку з теорії та практики використання сучасної інформаційної техніки, управлінських дисциплін, професійної етики, соціальних дисциплін. Наявність вищої освіти (у більшості випадків гуманітарної), вільне володіння українською, російською та іноземними мовами значно підвищують шанси зайняти вакансію секретаря-референта в хорошій фірмі. Тривалість навчання залежить від форми навчання і навчального закладу.
Заробіток та перспективи зайнятості.
Оплата праці секретаря неоднакова у різних організаціях, фірмах, установах. У державних установах секретарі отримують заробітну плату згідно з штатним розписом. Існують різні надбавки (за знання комп'ютерної справи, іноземної мови), доплати за компетентність, премії. У приватних фірмах заробітна плата секретаря висока і визначається угодою. Величина зарплати залежить від вимог і професійної компетентності. Ринок праці постійно потребує висококваліфікованих секретарів. Тому перспективи працевлаштування по закінченні навчання великі. Ризик безробіття невеликий.
